Термины и определения Fox Manager 1.2

Термины и определения вкладки «Организационная структура»:

Должность - служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности; может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу.

Должности в системе «Fox Manager» делятся на три типа:

• Руководящая должность - для руководящих должностей, которые имеют одного или нескольких подчиненных (например, директор или начальник отдела).
  
  
• Дополнительная должность - для тех должностей, которые не участвуют в процессах производства или оказания услуг (например, главный бухгалтер или HR менеджер). Дополнительная должность не может иметь статус «Ключевая» (см. ниже).
  
  
• Производственная должность - для должностей, которые принимают участие в производстве продукции или оказании услуг и не имеют подчинённых (например, монтажник или слесарь).

Помимо типов, должности могут иметь статус «Ключевая должность». Ключевыми являются должности, которые выполняют функции предприятия, без которых дальнейшая работа предприятия невозможна либо не имеет смысла. К ключевым должностям относятся должности, занимающиеся, например, производством продукции.

Штат – термин применяется к каждой должности отдельно и показывает, сколько сотрудников должны занимать данную должность.

Количество вакансий – показывает, сколько вакантных мест доступны в штате для данной должности. Если должность не занимает ни один сотрудник, то количество вакансий равно количеству должностей.

Критический уровень вакансий – определяет допустимое количество вакансий для текущей должности. Считается как разность между количеством должностей и количеством сотрудников, занимающих данную должность. При достижении или превышении заданного порога, программа будет выдавать предупреждение при анализе организационной структуры.

Вышестоящая должность – руководитель для данной должности. Для каждой должности может быть максимум 1 руководитель.

Подчиненные должности – должности, административно подчиняющиеся данной должности.

Временные заместители – показывает, какие должности, в случае необходимости, смогут выполнить функции, порученные данной должности.

Дополнительная обязанность - внештатная единица (должность) которую из-за эпизодичности выполнения возложенных на нее функций нельзя ввести в штатное расписание. Примером такой обязанности может быть «Аудитор системы менеджмента качества» или «Глава аттестационной комиссии». Периодически эти обязанности могут быть переложены с одного человека на другого.

Подразделение - официально выделенная часть предприятия, учреждения и относящиеся к ним работники, выполняющие установленный им круг работ, отвечающие за выполнение возложенных на них задач. Подразделения выделяются чаще всего по признаку профиля порученных им работ. К подразделениям относятся отделения, цеха, лаборатории.

Термины и определения вкладки «Сотрудники»:

Каждый сотрудник может иметь один из следующих статусов:

• Работает. Статус означает, что сотрудник работает на своей должности и учитывается в штате должности.
  
  
• Уволен. Сотрудник больше не занимает свою должность и не учитывается в штате должности.
  
  
• Сокращен. Сотрудник больше не занимает должность, так как должность была сокращена.
  
  
• В декретном отпуске. Сотрудник временно не занимает свою должность и не учитывается в штате.
  
  
• Внештатный сотрудник. Сотрудник занимает свою должность, но не учитывается в штате.

По типу занятости всех сотрудников можно условно разделить на три типа:

• Сотрудник АУП (административно-управленческий персонал) или ИТР (инженерно-технический работник). Сотрудники этого типа ежемесячно получают фиксированную зарплату и дополнительное денежное вознаграждение (опционально).
  
  
• Повременщик. Сотрудники этого типа получают, как правило, минимальный оклад и фиксированную сумму за каждый час работы.
  
  
• Сдельщик. Сотрудники этого типа получают, как правило, минимальный оклад и дополнительные деньги за сделанную работу, например, процент от заключенных договоров.

Термины и определения вкладки «Поставщики»:

Поставка – наименование поставляемого товара или услуги, например, «Бумага».

Поставщик – наименование поставщика товара или услуги. Указанное название будет использовано при построении процессов, поэтому его стоит указывать в общем виде, например, «Поставщик бумаги».

Предприятие – конкретное предприятие, осуществляющее одну или сразу несколько поставок товара или услуги для Вашей организации.

Термины и определения вкладки «Процессы»:

Процесс (бизнес-процесс) - последовательность выполнения действий (функций), которые выполняются субъектами (ответственными за исполнение функций лицами) для достижения определенной задачи с определенным результатом. Каждый процесс входит в категорию процессов и имеет одну ответственную должность, которая отвечает за его выполнение. Процессы состоят из функций и взаимосвязаны друг с другом.

Входящие процессы – процессы, ссылающиеся на данный процесс.

Исходящие процессы – процессы, на которые ссылается данный процесс.

Процесс может иметь один из следующих статусов:

• Утвержден – функции из утвержденного процесса переносятся в должностные инструкции и используются при генерации других отчётов.
  
  
• Не утвержден – процесс находится на стадии разработки и его функции не используются сотрудниками предприятия, а также не влияют на генерируемые отчёты.

Частота выполнения – показывает, как часто этот процесс выполняется за выбранный промежуток времени.

«Включая выходные» - дополнительная опция, которая позволяет рассчитать частоту выполнения процесса из расчёта, что в неделе 7 рабочих дней.

Стоимость процесса – стоимость выполнения процесса от начала и до последней функции. Стоимость процесса рассчитывается как сумма стоимости всех функций внутри процесса.

Месячная стоимость процесса – средняя стоимость, в которую обходится предприятию выполнение данного процесса из расчёта на 1 месяц.

Время выполнения (процесса) – время выполнения процесса от начала и до последней функции. Время выполнения процесса рассчитывается как сумма времени выполнения всех функций внутри процесса (с учётом их частоты).

Часов в месяц – среднее количество часов, которое затрачивается сотрудниками предприятия на выполнение данного процесса из расчёта на 1 месяц.

Функция - составляющая (шаг) процесса. Правила и нормы выполнения функции могут определяться документом (инструкцией, методикой и т.д.).

1. Исполнительная функция – функция, которая требует выполнение какого-либо действия. Может выполняться персоналом любого уровня.
2. Функция анализа – функция, которая на основании анализа какого-либо действия может изменить дальнейшее выполнение процесса. Может выполняться персоналом любого уровня.
3. Контрольная функция – функция, которая контролирует или проверяет какое-либо действие. Контрольная функция должна выполняться руководящим персоналом (должностями с типом «Руководящая»).
4. Руководящая функция - функция, которая разрешает или утверждает выполнение определенных действий, к руководящим функциям относятся такие действия как издание приказов, распоряжений и планов, подписание или утверждение документации, выбор стратегий, увольнение или прием персонала. Руководящую функцию может выполнять только руководящий персонал.

Важность функции – позволяет обозначить ключевые функции, без которых деятельность предприятия невозможна или не имеет смысла.

Контролирующий – должность, которая не выполняет текущую функцию, но может проверить результат выполнения функции. В отличии от руководящей функции, которая выполняется всегда, показывает лишь возможность проведения дополнительного контроля за результатом выполнения функции. Контролирует результат выполнения функции, как правило, руководящий персонал предприятия.

Время выполнения (функции) – среднее время, которое тратит персонал на выполнение данной функции. Необходимо заполнять данное поле из расчёта времени, которое тратится на разовое выполнение функции, а не за день или месяц.

Частота выполнения (функции) – отображает, как часто выполняется данная функция. Необходимо заполнять частоту только в рамках описываемого процесса, а не из расчёта частоты выполнения в день или месяц. Если в рамках процесса функция выполняется не всегда, а только при определенных условиях, то значение частоты будет меньше единицы. Если в рамках выполнения процесса иногда при достижении определенных условий приходится вернуться к повторному выполнению данной функции, то значение частоты будет больше единицы.

Функциональные группы – набор должностей, которые объединены общим признаком, например, «Высшее руководство» или «Начальники подразделений» или «Группа аудита»

Группы документов – набор документов, которые объединены общим признаком, например, «Бухгалтерские документы» или «Техническая документация».

Функциональные группы и группы документов используются для удобства пользователя при необходимости сослаться сразу на несколько документов или должностей.

Связанные процессы – список входящих и исходящих процессов по отношению к текущему открытому процессу.

Термины и определения вкладки «Документы»:

Документ – под документом подразумевается как внешний документ (например, КЗоТ или стандарт ISO 9001), так и внутренняя документация, разрабатываемая сотрудниками предприятия (например, договора или приказы). К документам также необходимо относить учётные записи (например, журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции).

Каждый документ может иметь один из следующих статусов:

• Утвержденный – внешний законодательный документ или регламентирующий документ, который был официально издан, а также внутренний документ предприятия, который был подписан ответственными лицами предприятия.
  
  
• Неутвержденный – разрабатываемый документ или проект документа. Неутвержденные документы могут быть использованы только как справочный материал.

Ответственный – ответственное за хранение документа лицо. Ответственный сотрудник также, как правило, отвечает за учёт и актуальность используемых копий документа.

Место хранения – место хранения оригинала документа. В качестве места хранения указывается не конкретный объект (например, сейф), а подразделение, в котором хранится оригинал документа.

Дата документа – дата создания документа.

Дата принятия – дата, когда документ был подписан и введён в действие ответственными лицами предприятия.

Дата пересмотра – если документ имеет ограниченный срок действия, то в этом поле указывается дата, при достижении которой документ утратит своё силу и должен быть пересмотрен или замещён на более новую версию.

Ссылка на файл – ссылка на документ, который будет добавлен в открытую базу данных.

Другие файлы – дополнительные файлы, имеющие отношение к данному документу (приложения, дополнения и т.д.).