- Когда нужно разделить ответственность руководителя и создать центры отчетности по внутренним направлениям деятельности;
- Когда необходимо переложить на ответственного сотрудника выполнение функций руководителя в его отсутствие.
Первый случай типичен для назначения заместителей первого руководителя, обычно количество таких заместителей равно количеству функциональный направлений.
Приведем пример: предприятие занимается изготовлением хлебобулочных изделий. Для успешной деятельности предприятия необходимо создать как минимум 6 функциональных центров управления, контроля и отчетности:
- Центр управления и сбора информации по финансам;
- Центр закупки сырья, материалов и оборудования, необходимых для деятельности предприятия;
- Центр управления производством хлебобулочных изделий;
- Центр продаж;
- Центр управления и контроля персонала;
- Центр развития и управления прибылью.
Соответственно для руководства и координации работы этих центров должны быть назначены заместители директора предприятия:
- Зам. директора по финансам;
- Зам. директора по обеспечению (закупкам);
- Зам. директора по производству;
- Зам. директора по сбыту;
- Зам. директора по управлению персоналом (HR);
- Зам. директора по развитию.
Каждый из заместителей директора осуществляет руководство, координацию, планирование и контроль своего направления деятельности, а директор предприятия принимает решения, на основании отчетности которую предоставляют заместители. Количество заместителей должно быть не меньше 2 и не больше 9. Если у директора будет один заместитель, то рано или поздно это приведет к дублированию функций и ответственности, а также несогласованности действий высшего руководства. С психологической точки зрения самое оптимальное количество подчиненных или контролируемых объектов не должно быть больше 9.
Такое разделение ответственности и функций типично для верхнего уровня управления и намного реже встречается на средних уровнях управления - подразделений, участков или цехов.
Зато для среднего уровня управления, крайне необходимо назначение заместителя для осуществления координации и контроля подразделения или участка в случае временного отсутствия руководителя. Главная проблема такого назначения - это дублирование функций.
Если назначить заместителя руководителя на постоянной основе, то такого дублирования не избежать. Главная опасность назначения зама на постоянной основе это несогласованность действий руководителя и зама, потеря контроля над персоналом и как следствие снижение эффективности работы всего подразделения. Есть только один способ избежать такого дублирования – не вводить должность "заместитель руководителя" в штат. Правильней будет сказать, что нельзя назначать заместителя руководящей должности на постоянной основе в рамках одного функционального направления. Например, неэффективно назначать заместителя для должности "зам. директора по продажам" или заместителя для "зам. директора по финансам".
Но мы можем назначить сотрудника, который бы выполнял обязанности зам. директора по финансам в его отсутствие и это будет правильным решением, которое избавить нас от рисков связанных с несогласованностью действий двух руководителей и сэкономит деньги (зарплата заместителя на постоянной основе).
Для того что бы правильно назначить внештатного заместителя руководящей должности на временной основе необходимо выполнить следующие правила:
- Категория должности временно выполняющей обязанности руководителя тоже должна быть руководящей. Исключение составляют должности входящие в подразделение, которое возглавляет руководящая должность;
- Должность, временно выполняющая обязанности руководителя должна быть либо на уровень выше, либо находиться на одном уровне с должностью руководителя, обязанности которого она будет выполнять, либо входить в подразделение которое возглавляет руководитель;
- Должность, временно выполняющая обязанности руководителя одного подразделения не должна подчиняться руководителю другого подразделения. Исключение составляют дочернее и материнское подразделение или подразделения входящие в одну материнскую группу
Большинство описанных в статье рекомендаций, программа Fox Manager ФМ Pro даёт самостоятельно в процессе анализа организационной структуры предприятия.
Автор статьи:
Цибро Юлия Владимировна
Генеральный директор консалтинговой фирмы Анна-Кю.Ри.
