Организационная структура в Fox Manager ФМ


Здесь описывается старая версия программы, чтобы прочитать более актуальную информацию о новой версии – нажмите сюда.

Программа Fox Manager ФМ поддерживает построение линейного и функционального типа оргструктуры в виде дерева в левой части вкладки «Оргструктура». В данном дереве отображается административная подчиненность должностей. Структура строится по принципу иерархической подчиненности и образует из себя некую «пирамиду», наверху которой находится руководитель, а у подножия – подчиненные сотрудники. Не следует путать административную подчиненность должностей с функциональными взаимодействиями сотрудников.

При построении административной подчиненности каждая должность может иметь лишь одного руководителя, которому она подчиняется, при этом в ходе своей деятельности должность может взаимодействовать и с любым множеством других должностей, которые административно ей не подчиняются. Подобные взаимодействия называются функциональными взаимодействиями и строят во вкладке «бизнес процессы».

Кроме административной подчиненности каждая должность также имеет ряд других атрибутов, таких как тип должности и подразделение, в которое она входит.

После задания подразделений для каждой должности, структура подразделений будет сформирована автоматически в соответствующей вкладке программы. Руководители сформированных подразделений, как правило, отвечают за различные направления деятельности предприятия, в то время как должности могут отвечать за отдельные бизнес-процессы или выполнять некоторые функции в других бизнес процессах.

Существует три типа должностей: производственные, дополнительные и руководящие должности. Для каждого типа должностей характерно выполнение соответствующих функций в бизнес-процессах предприятия. Руководящие должности, как правило, выполняют контрольные и руководящие, а также аналитические функции в процессах, производственные должности, в большинстве своём выполняют исполнительные функции. Подробнее о типах должностей и их различиях можно узнать из руководства пользователя программы Fox Manager ФМ.

Существуют также дополнительные обязанности, которые выполняются сотрудниками предприятия лишь время от времени и не могут быть закреплены за какой-либо отдельной должностью, они создаются в списке доп. обязанностей под организационной структурой и могут динамически закрепляться за тем либо иным сотрудником предприятия помимо его основных должностных обязанностей. Примером доп. обязанности может служить ответственность за проведение внутренних аудитов в рамках стандарта ИСО 9001.

При построении организационной структуры необходимо стремиться к тому, чтобы количество исполнительных должностей составляло не менее половины от общего количества должностей предприятия. Также необходимо помнить, что при реструктуризации предприятий с целью снижения затрат в первую очередь сокращаются руководящие функции в бизнес-процессах, что зачастую влечёт за собой сокращение соответствующей руководящей должности.

Также не следует допускать слишком длинных ответвлений, необходимо, чтобы уровень подчиненности каждой отдельной ветки оргструктуры приблизительно совпадал с установленным глобальным уровнем управления. Это поможет избежать чересчур длинных цепочек от руководителя к исполнителю, а также поможет не допустить перенесения должностных обязанностей с одной руководящей должности на другую.

Встроенные средства анализа организационной структуры и бизнес процессов программы Fox Manager ФМ помогут Вам избежать многих типичных ошибок, допускаемых при построении функциональных моделей предприятия.

Типичные заблуждения пользователей при построении оргструктур.

  1. У нас на одну должность приходится несколько руководителей, либо в подчинении у руководителя находятся должности, входящие в другое подразделение.

    В большинстве своём руководители предприятий и топ - менеджеры продолжают путать административную и функциональную ответственность должностей. В организационной структуре мы отображаем административную ответственность, при которой каждая должность может иметь лишь одного непосредственного начальника, которому она подчиняется, что впрочем не мешает ей в ходе своей деятельности взаимодействовать со множеством других должностей предприятия. Функциональные взаимодействия должности не отображаются в оргструктуре, а строятся и фиксируются в бизнес процессах, в которых данная должность принимает участие. При желании основные функциональные взаимодействия можно показать вручную в редакторе оргструктур, доступном в Fox Manager ФМ, начиная с версии 1.2.

  2. При построении оргструктуры, секретарша стоит на одном уровне с начальником подразделения. Как такое может быть?

    Если и секретарша, и начальник подразделений подчиняются напрямую руководителю предприятия, то это поставит их на один уровень в дереве оргструктуры, однако это не означает, что секретарша имеет такие же полномочия как и начальники подразделений и топ – менеджеры. Если руководство предприятия привыкло видеть не только структурную подчиненность, но и условные уровни управления, то всегда можно в редакторе оргструктур «опустить» или «поднять» должность на нужный уровень в дереве (начиная с версии 1.2).

  3. Почему программа так настойчиво предлагает сократить заместителей руководителей?

    Скорее всего, Вы построили свою организационную структуру таким образом, что начальник и его заместитель руководят одними и теми же сотрудниками и выполняют одинаковые функции. Программа справедливо предполагает, что при этом происходит перенесение ответственности с одной руководящей должности на другую. Разделите ответственность за руководство персоналом между начальником и его замом, либо объедините должности в одну. Вы также можете просто игнорировать данную рекомендацию программы.

  4. Почему программа не даёт создать в дереве две должности с одинаковым названием?

    По названию должности строится ответственность в бизнес процессах и формируются должностные инструкции, следовательно, подразумевается, что сотрудники занимающие должность с одним и тем же названием не могут выполнять различные функции. Если у Вас на предприятии существует несколько должностей с различными функциями, например «Менеджер», то называйте их по-разному в зависимости от выполняемых функций, например: «Менеджер по работе с клиентами», «Менеджер по продажам» и т.д. Если же должности называются одинаково, но расположены территориально разделёно, то называйте их с учётом удаленного подразделения, в котором они работают, например, «Менеджер по продажам г. Москва», «Менеджер по продажам г. Новосибирск» и т.д. Если же при этом они все имеют одинаковые функции, то имеет смысл создать в редакторе бизнес процессов функциональную группу «Менеджеры», в которую включить все соответствующие должности, а затем присваивать ответственность не каждой должности отдельно, а созданной функциональной группе (возможность доступна начиная с версии 1.2).
Здесь описывается старая версия программы, чтобы прочитать более актуальную информацию о новой версии – нажмите сюда.
Copyright © 2007-2017 Fox Manager. Все права защищены