Этапы внедрения процессной модели

Построение графических схем бизнес-процессов в программе Fox Manager является лишь одним из этапов внедрения процессного подхода, а не конечной целью (см. «Задачи, решаемые при помощи бизнес-моделирования»). Построенная процессная модель является вспомогательным инструментом, при помощи которого руководитель, совместно с другими специалистами, сможет внести соответствующие корректировки в деятельность предприятия, устранить «узкие места», грамотно рассчитать загрузку персонала и распределить ответственность.

Подготовительный этап

1. Получите полный список сотрудников и занимаемых ими должностей, за основу можно взять штатное расписание. Попытайтесь сформировать дерево организационной структуры;
   
   
2. Выделите основные виды деятельности компании, которые в программе называются «категории бизнес-процессов» (См. «Уровни процессной модели предприятия»);
   
   
3. Для каждого вида деятельности составьте предварительный перечень выполняющихся бизнес-процессов;
   
   
4. Составьте перечень поставщиков и подрядчиков, с которыми работает Ваше предприятие;
   
   
5. Получите список всей документации компании, которая используется для работы, если таковой список имеется. Обратите внимание, Вам в первую очередь нужна регламентирующая документация, а не конкретные договора с заказчиками и подрядчиками. Импортируйте список документов в программу. Если готового списка документов нет, то его необходимо сформировать позже, на основе проведенного опроса персонала.

На основе полученной информации составьте график опроса персонала. Совсем необязательно проводить собеседование с абсолютно всеми сотрудниками предприятия, если несколько человек занимают одну и ту же должность и выполняют одну и ту же работу, то достаточно поговорить лишь с одним из них. Иногда достаточно провести собеседование только с руководителем подразделения, чтобы иметь представление о выполняемых функциях всех сотрудников отдела, но часто этого оказывается недостаточно, поскольку видение руководителя может не совпадать с реальным положением вещей.

Этап 1: Сбор информации

Прежде чем начать оптимизацию деятельности предприятия, необходимо построить упрощенную процессную модель деятельности предприятия. Для этих целей на первом этапе группа лиц, занимающихся внедрением процессного подхода, проводит опрос персонала и собирает другую полезную информацию. Опрос проводится в соответствии с утвержденным графиком, и специальной анкетой.

Иногда сотрудники вместо описания реально выполняемых функций пытаются описать модель «как должно быть», а не «как есть на самом деле», при этом некоторые стремятся приписать себе функции, которые на самом деле не выполняют, а другие, наоборот, не хотят афишировать часть работ, которые периодически выполняют, боясь, что эти работы закрепят за ними навсегда. Поэтому важно объяснить опрашиваемому персоналу, что цель бизнес-моделирования - наиболее оптимально распределить функции и ответственность персонала, а не просто бездумно зафиксировать и регламентировать полученную информацию.

Этап 2: Построение процессной модели в Fox Manager ФМ

На основе проведенного опроса, специалисты начинают формировать организационную структуру и моделировать бизнес-процессы (см. «С чего начать: процессы, оргструктура или документация»). При этом модель может строиться по принципу «как есть», либо сразу «как надо» (см. «Реинжиниринг или оптимизация: «как есть» или «как надо»). На этапе построения процессной модели специалистам могут потребоваться дополнительные разъяснения от персонала, в случае, если обнаружатся функции, которые необходимо выполнять, но за которые никто не взял ответственность во время опроса; или функции, ответственность за которые невозможно определить (см. «Распределение ответственности за бизнес-процессы и функции»). При заполнении данных следует использовать руководство пользователя по работе с программой Fox Manager.

Этап 3: Оптимизация и согласование построенной модели

Все построенные в программе процессы должны быть согласованы как минимум с ответственным, назначенным за выполнение процесса, и руководством предприятия. Встроенные в программу инструменты позволяют провести анализ процессной модели и организационной структуры, а также помогут оценить время и стоимость выполнения каждого процесса, загрузку персонала и многое другое. После утверждения всех процессов и модели в целом, Вы сможете сгенерировать регламентирующую документацию, такую как: должностные инструкции, положения о подразделении, регламенты процессов, руководство по качеству для ISO 9001:2008 и др. Все эти документы будут отображать реально выполняемые предприятием функции, которые перенесутся из построенной процессной модели. В дальнейшем, любые изменения, внесенные в модель, будут отображены при следующей генерации этих документов.

Заключительный этап

Построение оптимизированной процессной модели предприятия и формирование регламентов, отображающих реально выполняемые персоналом функции – это ещё не окончательный этап внедрения; руководство компании должно обеспечить и проконтролировать выполнение этих самых регламентов персоналом. Кроме того необходимо периодически отслеживать насколько эффективно выполняются построенные процессы и при необходимости вносить в них корректировки, то есть обеспечить непрерывный цикл планирования, выполнения, анализа и улучшения процессной модели компании (цикл PDCA согласно стандарта ISO 9001:2008).

Назад: Содержание статей
Предыдущая статья: Построение процессной модели: сроки и ответственность

Автор статьи:
Петров Дмитрий Юрьевич
Ведущий разработчик программных продуктов Fox Manager