Выбор программ для Вашего бизнеса

Большинство предприятий уже не представляют своей деятельности без использования таких программных продуктов как Microsoft Word, Excel, PowerPoint и 1С-Предприятие . Однако время не стоит на месте и помимо данных программ на рынке появляются новые решения, способные значительно облегчить или автоматизировать часть работы, выполняемой вручную сотрудниками Вашего предприятия. В этой статье мы попробуем разбить все бизнес - ориентированные программные продукты на классы и определить сферу их применения.

Системы электронного документооборота

Если Вы ведёте бурную деятельность, постоянно пересматриваете и вносите изменения в свои документы, имеете по несколько версий одинаковых файлов, то Вы должны иметь возможность не только найти необходимый документ, но и увидеть какие изменения и кем были внесены, когда документ последний раз пересматривался, и какая версия на данный момент является последней и актуальной. Со всеми этими задачами успешно справляются системы электронного документооборота. Самыми известными программами данного класса являются: система DocsVision, ИНТАЛЕВ: Документооборот, EMC Documentum, а также веб-ориентированная система NauDoc.
При выборе таких систем следует, прежде всего, решить, сколько человек планируют пользоваться данной системой, должна ли система централизировать документооборот между регионально отдаленными офисами, планируете ли Вы использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), планируете ли Вы осуществлять доступ к базе данных через интернет (например, через веб браузер Internet Explorer) и др. Сформировав необходимые требования к программному обеспечению и убедившись, что у Вас есть необходимая для реализация инфраструктура (каналы связи, локальная сеть, выделенный сервер), можно приступать непосредственно к отбору ПО.

CRM системы

CRM система – это система управления взаимоотношениями с клиентами. Подобные системы нужны в первую очередь компаниям, для которых основным источником прибыли является продажа какого-либо товара или услуги. Простенькие CRM системы включают в себя «менеджер контактов», «органайзер» и «планировщик маркетинговых предприятий» (например, CRM система Quick Sales 2).
Более серьёзные программы представляют из себя единую систему хранения информации обо всех клиентах и историю взаимоотношений с ними, формируют бизнес-процедуры на основе сохранённой информации и оценивают их эффективность, а также имеют инструменты для проведения анализа собранной информации. Основываясь на полученных данных, руководитель может принимать решения о формировании ценовой политики и сегментация клиентов на основе их значимости для компании. Примером отлично сбалансированной системы является программа TerrasoftCRM.

Системы моделирования бизнес-процессов.

Условно программы для моделирования можно разделить на три класса:

• Простенькие системы моделирования и построения схем и диаграмм. К ним относятся такие программы, как Microsoft Visio и Gadwin Diagram Studio. Данные программы можно использовать не только для описания бизнес-процессов, но и для построения любых других диаграмм и графиков. Данный класс ПО не предоставляет Вам необходимых инструментов для анализа и отчетов по построенным моделям, а служит лишь как средство ручного визуального построения диаграмм и процессов.
  
  
• Профессиональные средства моделирования. Самыми известными представителями данного класса программного обеспечения являются программы AllFusion Process Modeler (BPwin) и ARIS Toolset (ARIS Easy Design). Функциональность этих программ не ограничивается простым построением диаграмм-процессов, с помощью них Вы сможете задать роли, которые распределяют задачи и работы внутри бизнес-процесса, а также получать отчеты по построенным процессам и проводить анализ показателей затрат и производительности. Данные системы требуют наличия высокой квалификации и понимания у работающего с ними персонала.
  
  
• Системы моделирования адаптированные специально для построения процессной модели организаций. В отличие от профессиональных средств моделирования, данный класс программ не требует столь высокой квалификации персонала и учитывает специфику организаций в построении процессной модели, то есть построение бизнес- процессов основывается на заранее построенной организационной структуре и других функциональных объектах и субъектах, принимающих участие в процессах. Благодаря этой особенности, Вы получаете возможность автоматически генерировать штатное расписание, должностные инструкции и прочую регламентную и отчетную документацию, для дальнейшего использования Вашим предприятием. Представителями описанного программного обеспечения являются программные продукты Business Studio, Fox Manager - Функциональная модель и построенная на базе 1С система «ИНТАЛЕВ:Бизнес-процессы».

Системы класса OrgWare

Как утверждают специалисты консалтинговой компании «БИГ» и создатели программных продуктов серии Биг-Мастер, именно они предложили использовать термин «OrgWare» для описания целого класса программного обеспечения. Нужно заметить, что наличие подобного ПО вносит некоторую неразбериху, поскольку в мировой практике не принято выделять подобную функциональность в отдельный класс программного обеспечения, а рассматривать её как составную часть ERP систем.
Но как бы там ни было, на данный момент существует целых два программных продукта, которые относят себя именно к системам класса OrgWare. Это, конечно же, Биг Мастер и «1С-ИНТАЛЕВ: Бизнес-архитектор». Создатели Business Studio похоже до конца не определилась, позиционируя свой продукт то как «систему моделирования бизнес-процессов», то как «систему класса OrgWare», что в принципе друг другу не противоречит из-за расплывчатости данных определений.
Итак, что же такое система OrgWare? Этого Вам никто точно не скажет. Это нечто для организации деятельности всего предприятия в целом, но не дотягивающее по функциональности до уровня ERP систем. В классическом же (западном) варианте, функциональность OrgWare используется для построения или реструктуризации всех процессов и функциональных звеньев предприятия с описанием всех численных и других характеристик, подлежащих дальнейшему учету в остальных модулях ERP системы.

Программы, помогающие при разработке СМК, ISO 9001, HACCP и т.д.

Компании "Система Плюс", разработчику программы ISOratnik в изобретательности не откажешь. Созданный ими программный продукт, на основе Microsoft Access, сложно отнести к какой-либо из существующих категорий программных продуктов, поэтому они решили создать свою.
Необходимо отметить, что любой из описанных здесь программных продуктов в той или иной степени также выполняет пункты стандарта ISO 9001, хоть и не акцентирует на этом внимания. Например, системы моделирования бизнес-процессов, выполняют требования стандарта в части внедрения процессного подхода на предприятии, CRM-системы управляют процессами, связанными с потребителями продукции (пункт стандарта 7.2), а с применением систем организации электронного документооборота отпадает необходимость ручного контроля версий и ревизий документа (пункты стандарта 4.2.3., 4.2.4. и 5.5.3.).
Что же именно делает ИСОратник сказать сложно, по сути это обычная база данных, в который хранятся различные объекты (документы, процессы, жалобы) с возможностью ручного заполнения свойств этих объектов (дата, ревизия, входы, выходы и т.д.).

Системы для управления проектами

Если сфера деятельность Вашей организации не ограничивается одним направлением, то руководству компании важно заранее планировать и видеть реальное состояние всех выполняемых проектов организации на текущий момент. Специализированное для этих целей программное обеспечение поможет Вам определить цели, требования, оптимизировать использование ресурсов для достижения этих целей и ввести временные рамки на каждый этап выполнения. Обратите внимание на признанных лидеров в этой области – программные продукты Microsoft Project и Primavera.

ERP системы

ERP системы – это системы используемые для планирования ресурсов предприятия, в которое входят материальные ресурсы предприятия, планы продаж и производства, управление договорами, закупки, хранение, логистика, управление финансами, бухгалтерский учет и многое, многое другое. То есть по сути, ERP система является единой централизированной системой управления предприятием, охватывающей всю его деятельность. В отличие от другого описанного здесь программного обеспечения, внедрение ERP системы может длиться ни один год и требовать значительных затрат как на закупку самого программного обеспечения, так и на обучение персонала и подготовку инфраструктуры предприятия.

Обсудить данную статью и высказать свое мнение можно на форуме.