Задачи, решаемые при помощи бизнес-моделирования

А зачем это вообще нужно?

Если начальник поставил перед Вами задачу внедрить процессное управление – то этот раздел, вряд ли будет для Вас интересен, можете его с чистой совестью пропустить. Если же Вы - руководитель, то наверняка задавались следующими вопросами:

Какие задачи помогает решить моделирование бизнес процессов:

1. Распределение ответственности.
   Бывало ли у Вас такое, что кто-то не выполнил свою часть работы, а найти виноватого не получается? Построение процессной модели подразумевает чёткое распределение ответственности за каждое выполняемое действие между сотрудниками предприятия. Никаких одолжений со стороны подчиненных и выборочного (сегодня проверяю, завтра – не хочу) контроля со стороны начальников, каждый отвечает за свою часть работы.
   
   
2. Скажите решительное «НЕТ» незаменимым сотрудникам.
   Ушёл начальник сбыта, и упали продажи? Это потому что он унёс с собой базу данных клиентов, наработанный алгоритм общения и другую полезную в работе информацию. Постоянное совершенствование процессной модели позволяет формировать собственную базу знаний предприятия и свести значение человеческого фактора к минимуму.
   
   
3. Уменьшите время адаптации новых сотрудников.
   Боитесь уволить специалиста из-за того, что новому человеку придётся слишком долго вникать в особенности работы на этой должности? Наличие понятных схем процессов с описанием последовательности действий и взаимоотношений с другими сотрудниками поможет новому персоналу максимально быстро приступить к выполнению своих должностных обязанностей.
   
   
4. Расширение бизнеса.
   Открываете новый филиал, и приходится заново объяснять новым сотрудникам схему работы предприятия? Имея готовую процессную модель, Вы легко сможете распространить её на свои представительства и филиалы в других городах.
   
   
5. Не можете позволить себе уехать в отпуск, потому что без Вас всё «развалится»?
   Имея отлаженную технологию управления предприятием, Вы сможете передать бразды правления наёмному директору, и насладится заслуженным отдыхом.
   
   
6. Мотивация персонала.
   Любая система мотивации персонала строится по принципу – «кто не работает - тот не ест», но чтобы контролировать эффективность выполняемых функций, необходимо вначале распределить за них ответственность.
   
   
7. Проведение реинжиниринга.
   Зная дневную загрузку каждого сотрудника, и за какие функции он отвечает, Вы сможете эффективно провести реструктуризацию предприятия, сократив или перераспределив ответственность за определенные функции и бизнес-процессы между персоналом.

Наличие описанных бизнес процессов, эффективный контроль и прозрачность управления значительно повышают шансы предприятия на получение долгосрочных займов и зарубежных инвестиций. Налаженная технология ведения бизнеса позволяет не только увеличить конкурентоспособность Вашего предприятия на рынке, но и значительно упрощает задачу продажи готового бизнеса в случае необходимости.

Когда моделирование процессов пустая трата времени:

1. Вы только открываете предприятие и ещё не определились с тем, чем будете заниматься. В этом случае фактически нечего моделировать.
   
   
2. Если Вы производите никому не нужный продукт или услугу. Внедрение процессного подхода может сделать Ваш товар более конкурентоспособным, но он не сможет заставить людей покупать то, что им не нужно в принципе.
   
   
3. У Вас на предприятии работает 3 человека: Вы, Ваша жена и секретарь. В этом случае, скорее всего, каждый из Вас и так отлично знает, что нужно делать, а остальные обязанности можно распределить, не прибегая к жесткой регламентации.
   
   
4. Нет поддержки со стороны руководства. Персонал предприятия, как правило, противится любым нововведениям, поэтому, не объяснив суть процессного управления, и не имея административных рычагов давления, вряд ли Вам удастся добиться каких-либо положительных результатов.

Так у нас давно все функции описаны… даже бумажка есть!

Часто у руководителей возникает вопрос: «А зачем прописывать функции персонала в бизнес-процессах, если они у нас написаны в должностных инструкциях?» Что ж, давайте попробуем разобраться. Возьмём типовую должностную инструкцию:

… имеет право:

• знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися вопросов, входящих в его компетенцию;
• вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности своего подразделения;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
• осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

…несет ответственность:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
• за ошибки, допущенные в процессе исполнения своих непосредственных должностных обязанностей;

Попробуйте отгадать, к какой должности все эти обязанности относятся? К сожалению именно из таких малозначащих фраз состоит большинство должностных инструкций предприятия. В лучшем случае в обязанностях заведующего складом будет упоминаться, что он руководит работой склада и отвечает за сохранность складируемых товарно-материальных ценностей. Размытые формулировки ответственности и стандартизированные функции, описанные в подобных документах, зачастую расходятся с тем, чем сотруднику приходится заниматься в реальности. Специализированные программные продукты, такие, как, например, Fox Manager ФМ, позволяют автоматически формировать из построенных процессов регламентирующую документацию, такую как должностные инструкции, положения о подразделениях и регламенты процессов, которые всегда будут отражать только те функции, которые реально выполняются сотрудником.

Денежный вопрос...

«Управляемость, конкурентоспособность..., зачем оно мне надо? Вы лучше скажите, сколько я заработаю или сэкономлю, внедрив процессное управление на своём тракторном заводе им. Ленина» - так рассуждает большинство прагматичных руководителей предприятий. Однозначного ответа на этот вопрос, конечно же, нет. Многие разработчики программного обеспечения с гордостью демонстрируют повышение эффективности выполнения некоторых процессов в несколько раз (в данном случае эффективность равна времени выполнения процесса для достижения конкретного результата). Разумеется чем больше у Вас на предприятии хаоса и несогласованности, тем выше эффективность внедрения процессного управления. Не имея физического доступа к предприятию и не анализируя существующую систему управления, выразить эту эффективность в деньгах не представляется возможным.

Тем не менее, даже если предположить, что у Вас на предприятии все и так знают свои функции и успешно их выполняют без регламентации, то Вы должны понимать что так может продолжаться не всегда, поскольку всё держится на профессионализме отдельно взятых людей. Поэтому имеет смысл обезопасить деятельность предприятия от потенциальных неприятностей, внедрив процессное управление, тем более что данная методика позволяет это сделать без привлечения дорогостоящих консультантов и лишних затрат.

Назад: Содержание статей
Предыдущая статья: Термины, используемые при построении процессов
Следующая статья: ISO 9001 и процессный подход к управлению

Автор статьи:
Петров Дмитрий Юрьевич
Ведущий разработчик программных продуктов Fox Manager