Каким должен быть хороший регламент?

Одной из побочных задач, которые можно решить при помощи программы Fox Manager – это формирование пакета регламентирующей документации. Польза от подобных документов очевидна: регламенты позволяют закрепить ответственность и прописать порядок выполнения работ на предприятии, а также избегать конфликтных ситуаций между сотрудниками компании. Однако всё это возможно только при одном условии – если регламентами будут реально пользоваться.

Для того чтобы сотрудники пользовались регламентами, они должны быть в первую очередь понятными и простыми. Приведу пример из жизни, перед вами две различные инструкции по сборке мебели:

1) Выдержка из инструкции по сборке кровати от IKEA

Хорошая инструкция

 

2) Инструкция по сборке кровати от российского производителя

Плохая инструкция

В первом случае я могу приступить к сборке практически сразу, а во втором случае мне придётся не только потратить время на прочтение текста, но и разобраться что такое «царга», «латодержатель» и т.п. Скорее всего я буду либо пролистывать эту инструкцию, либо обращаться к ней в самую последнюю очередь, когда у меня возникнут непреодолимые проблемы при сборке.

Ситуация с регламентирующей документацией на предприятии абсолютно аналогична: если сотруднику предоставить 20-ти страничный документ с большим количеством незнакомых ему терминов и определений, то, вероятно, он не будет его изучать, а просто отложит в сторону и продолжит работать как раньше, по интуиции.

На самом деле, чтобы сделать хороший и понятный регламент, нужно ответить себе на пару вопросов:

  • Кто будет пользоваться данным документом?
  • Какие проблемы призван решить данный документ?

Например, если мы формируем шаблон должностной инструкции, то очевидно, что им будут пользоваться рядовые сотрудники предприятия. Для чего мы разрабатываем должностную инструкцию? В ней мы хотим дать информацию о том, чем занимается сотрудник, обозначить его права и ответственность. Логично предположить, что в первую очередь в такой документ должна попасть информация о функциях, которые сотрудник выполняет и процессах, за которые он отвечает. Дополнительно можно указать перечень документов, которыми следует руководствоваться при выполнении своей работы. Полезной также будет информация о том, кому данная должность подчиняется, и кто находится у неё в подчинении. Итак, с моей точки зрения должностная инструкция должна выглядеть так:

Должностная инструкция (мой вариант)

(Название должности)

Подразделение, в котором работает должность: ____________________

Подчинённость: _______________________

Подчинённые: ____________________________

Ответственность за процессы: ________________________________

Ответственность за функции: ________________________________

Документы, которыми руководствуется должность: ____________________________

Это тот необходимый минимум, от которого следует отталкиваться при разработке должностной инструкции. Сюда можно добавить стандартные разделы «Права» и «Ответственность», хотя с моей точки зрения «Ответственность» — это и есть те функции и процессы, за которые отвечает должность. Можно также указать квалификационные требования к должности, хотя эта информация будет полезна скорее HR-менеджеру, который занимается подбором персонала на работу. Раздел «Взыскания» с моей точки зрения не представляет особой ценности, так как в 90% случаев туда пишут общие фразы вроде «Согласно действующему законодательству».

Старайтесь избегать ничего не значащих общих и банальных фраз, пускай должностная инструкция будет всего на пару страниц, зато в ней будет всё необходимое и ей будут реально пользоваться. В качестве образца я разобрал типовую должностную инструкцию, которая имеется на большинстве предприятий:

Должностная инструкция (типовая)

(на любую должность)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должность относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых руководителем предприятия (зачем писать очевидные вещи?).

1.4. В своей деятельности должность руководствуется:

законодательными актами РФ (а что бывает, что сотрудники работают вне рамок законодательства?);

уставом акционерного обществаценная» информация);

приказами (указаниями) руководства предприятия (как и любая другая должность);

нормативно-методическими материалами (либо перечисляйте конкретно, либо вовсе не пишите);

настоящей должностной инструкцией (логично, не правда ли?).

…                

4. ПРАВА

Должность имеет право:

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции (либо опишите подробно компетенции, либо перечислите документы, а то непонятно какие же именно документы данная должность может визировать).                          

4.6. Требовать от руководства:

создания условий для выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда (нормы охраны труда обязательны в любом случае);

обеспечения личной безопасности (не ясно о чём вообще речь);

соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ (а если это не указать, то КЗОТ можно нарушать?);

иные права, установленные действующим трудовым законодательством (без комментариев).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Должность несет ответственность за:

5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанностей (общая фраза).

5.2. Соблюдение коммерческой тайны (для начала необходимо определить, что относится к коммерческой тайне и заключить договор о неразглашении).

5.3. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте (а определять их будет специальная комиссия по морали?).

5.4. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации (законы выше всяких должностных инструкций изначально).

Теперь давайте рассмотрим такой документ как «Регламент процесса». Ответим себе на те же самые вопросы: для кого он предназначен и какие задачи призван решить? Очевидно, что регламент процесса нужен далеко не всем сотрудникам предприятия, а только руководящим должностям, которые отвечают за выполнение соответствующего процесса. Данный документ должен помочь ответственному за процесс более эффективно им управлять. С моей точки зрения в регламент процесса будет полезно включить следующую информацию:

Регламент процесса (мой вариант)

(Название процесса)

Ответственный за процесс: ____________________

Должности или сотрудники, принимающие участие в выполнении процесса: __________

Частота и время выполнения процесса: __________________

Стоимость выполнения процесса: _________________

Документы и ресурсы, необходимые для выполнения процесса: _____________________

Входящие и исходящие процессы: ________________

Перечень функций и ответственных за их выполнение: ____________________

Графическая схема процесса в виде картинки

Я считаю, что этот тот минимум, от которого следует отталкиваться при разработке шаблона регламента процесса. Многие консультанты и бизнес-аналитики склонны искусственно «раздувать» регламенты процессов добавляя туда коды функций и процессов, а также бессмысленные и обтекаемые фразы. Вот краткая выдержка из подобного регламента:

Регламент процесса (типовый)

(подходит для любого процесса)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий документ является регламентом бизнес-процесса и разработан в целях:

Формирования единых правил и требований к организации процесса. (регламент – это всегда правила)

Установления ответственности за процесс. (регламент нужен для регламентации, ясно)

Унификации и стандартизации документооборота. (казалось бы, причём здесь документооборот?)

1.1. Регламент данного процесса определяет порядок выполнения функций для достижения целей процесса (из пустого в порожнее)

1.2. Требования настоящего регламента процесса распространяются на все функции и работы, выполняемые в ходе выполнения процесса, а также при взаимодействии с соисполнителями и субподрядчиками. (очень длинно и ни о чём)

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

При разработке данного регламента процесса использованы следующие нормативные документы:

ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества (не следует сюда вмешивать ИСО)

ГОСТ 7.32 – 2001: правила оформления текстовых документов (кому это интересно?)

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПРОЦЕСС

Ответственным за процесс является: ___________. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции владельца процесса. (тогда зачем об это писать в регламенте процесса?)

Владелец процесса несет ответственность за:

а) доведение до всего персонала важности удовлетворения требований заказчика и нормативных документов (общие фразы, лучше перечислите эти самые требования или документы);

б) доведение до всего персонала роли каждого работника в достижении целей процесса. (каких именно целей?)

в) установление целевых показателей для данного процесса, соответствие этих целевых показателей с целями и стратегией организации; (если уж говорить о целях, то нужно для начала их определить и описать в данном регламенте)

г) обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса (тут я согласен, хотя писать об этом в регламенте не обязательно).

д) владелец процесса несет ответственность за то, что все требования заказчика выявлены и выполнены для повышения удовлетворенности заказчика. (так и напишите «делать нужно хорошо, плохо само получится»)

е) владелец процесса ведет контроль за ходом процесса по рапортам и отчетам подпроцессов (о выполнении функций и работ), входящих в состав процесса, а также о деятельности смежных подразделений и всей компании.  (очень «ценная» информация)

ж) владелец процесса ведет управление процессом путем принятия оперативных решений. По случаям отклонения хода процесса от установленных критериев владелец процесса разрабатывает мероприятия (корректирующие и/или предупреждающие действия). (по сути правильно, а по факту без самих критериев эта информация бесполезна)

4. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ

При выполнении работ, составляющих процесс, цели и показатели для подпроцессов (функций, работ) должны быть установлены в соответствии с целями и показателями процесса. (а давайте не будем об этом писать, а просто установим эти самые цели?)

5. РЕСУРСЫ ПРОЦЕССА

В раздел «Ресурсы процесса» вносятся все ресурсы, которые:

а) необходимы для выполнения процесса; (спасибо, Кэп)

б) учитываются при расчете показателей процесса; (лучше бы привели в регламенте эти самые расчёты)

Необходимая численность сотрудников и их квалификация закреплены в штатном расписании (расписаниях) соответствующих подразделений. (очень рад, зачем об этом писать в регламенте процесса?)

ну и т.д. и т.п.

Отдельно хочется сказать про такие разделы регламента как «списки терминов и сокращений», а также «оглавление документа». Во-первых, как мы уже определились ранее, хороший регламент не должен быть сложным и объёмным, а соответственно и оглавление ему не нужно. Во-вторых, я считаю, что вводить сокращения в такие документы не имеет смысла. Одно дело, если Вы пишите объёмный труд на 100 страниц и в нём периодически упоминаются одни и те же выражения и совсем другое дело, если в документе на 5 страниц вы пару раз упомянули «бизнес-процесс» и из-за этого ввели сокращение «БП» и, соответственно, пришлось создать новый раздел документа со списком сокращений. В итоге, из-за таких сокращений, количество символов и страниц в регламенте не сократилось, а напротив – выросло. Аналогично с определениями, зачем вводить в регламент определение «Владелец процесса», а затем в терминах расшифровывать, что «Владелец процесса» — это тот, кто отвечает за результат выполнения процесса, если можно в самом тексте регламента сразу написать «Ответственный за результат процесса».

Программа Fox Manager 2.0 BPA позволяет вам самостоятельно определять структуру и содержание любого регламентирующего документа, но прежде чем это делать, пожалуйста, ознакомьтесь с теми шаблонами, которые устанавливаются вместе с программой. С моей точки зрения они достаточно сбалансированы и подойдут для 90% предприятий с минимальными доработками. Не усложняйте регламенты без насущной необходимости.

Каким должен быть хороший регламент?: 2 комментария

  1. Андрей говорит:

    Осмелюсь не согласиться с некоторыми моментами. Удаление «очевидных прописных истин» из должностной инструкции может быть проблемой, если сотрудники оформлены официально со всеми требованиями к законодательству. По крайней мере — в Украине именно так. При комплексной проверке «белого» предприятия такая «сокращенная и понятная» инструкция может послужить поводом для неслабых штрафных санкций.
    Вывод: должна быть разумная черта, но «Согласно действующего законодательства…. нормативных актов…. и т.д.»
    С регламентами аналогично.
    А в остальном — все верно.

  2. Дмитрий Петров говорит:

    Разумная черта, конечно, должна быть. Те документы, содержание которых регламентировано законодательством трогать не нужно. Но, насколько я знаю, должностная инструкция является нормативным актом работодателя, носящим рекомендательный характер. То есть её содержание никак не регламентировано, в отличие, например, от трудовых договоров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вы можете использовать эти HTMLтеги и атрибуты:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>