Fox Manager

Важное обновление справочника оргструктуры

В последнем обновлении программы Fox Manager от 10.10.2017 мы добавили возможность отображения функционального подчинения и процессных взаимодействий должностей на графике организационной структуры. Как именно отображаются взаимодействия и где они задаются можно узнать из руководства пользователя и обновлённой демонстрационной базы данных.

Существует несколько видов организационного подчинения должностей, в программе Fox Manager мы выделяем три таких вида:

1. Административное подчинение персонала

Административный руководитель – это непосредственный начальник сотрудника в соответствии со штатным расписанием. Такой руководитель может быть только один и он всегда находится в том же подразделении, что и подчинённый. Административное подчинение также часто называют «прямым» или «линейным». Такая структура подразумевает, что подчинённый получает задания только через своего непосредственного руководителя.

В программе Fox Manager административное подчинение персонала выстраивается в дереве.

Административное подчинение

Уровень должности в дереве определяет административное подчинение. Построить дерево административной подчинённости в программе Fox Manager некорректно не получится, так как технически невозможно подчинить одну должность сразу двум руководителям (дерево не построится таким образом).

Административное подчинение – это основа структуры предприятия, без него практически невозможно грамотно выстроить систему делегирования и ответственности персонала.

Давайте рассмотрим, как происходят взаимодействия между сотрудниками предприятия, которое пользуется исключительно административной структурой подчинённости. Предположим, что на предприятии есть 2 отдела: отдел продаж и юридический отдел. У каждого отдела – свой руководитель и подчинённые. Допустим, в рамках выполнения работ по заключению договора с новым клиентом, менеджеру по продажам понадобилась помощь юриста для проверки проекта договора. В соответствии с административной структурой субординации, их схема взаимодействий выглядела бы вот так:

Пример прямого подчинения

То есть «Менеджер по продажам» не может напрямую обратиться к «Юристу» с заданием проверить договор, ведь юрист не находится в его подчинении. Все коммуникации в таком случае осуществляются через руководителей и на последнем этапе, начальник юридического отдела даёт указание своему подчинённому проверить договор. В нашем случае осуществляется 4 взаимодействия.

На практике взаимодействия между персоналом в рамках исключительно административного подчинения строятся редко, но именно административная структура служит основой для построения более сложных систем взаимодействий сотрудников предприятия.

2. Взаимодействия в рамках процессов

С приходом и популяризацией процессного подхода к управлению мы получили новый гибкий инструмент описания взаимодействий между персоналом: графические схемы бизнес-процессов. На этих схемах мы не только определяем очередность выполняемых действий, но и назначаем ответственного за результат сотрудника (владельца бизнес-процесса). Тот, кто отвечает за результат бизнес-процесса, также получает полномочия по контролю и координации действий участников процесса, другими словами становится их руководителем в рамках выполняемого процесса.

Давайте опишем деятельность по привлечению нового клиента в виде графической схемы бизнес-процесса.

Взаимодействия в бизнес-процессе

На этой схеме мы прописали взаимодействия «Менеджера по продажам» с «Юристом» и «Логистом». Ответственным за процесс является «Менеджер по продажам», он же осуществляет контроль за выполнением заказа. Этой информации достаточно для того, чтобы программа Fox Manager отобразила взаимодействия сотрудников на уже знакомой нам схеме оргструктуры.

Взаимодействия в бизнес-процессе на схеме орг. структуры

Данная схема формируется программой автоматически, пользователь имеет возможность настроить параметры отображения и выбрать перечень процессов, по которым он желает видеть взаимодействия.

Прописывая взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов, мы тем самым оптимизируем деятельность организации, сокращаем издержки и время выполнения процессов. В нашем случае количество взаимодействий сократилось с 4-х до 1-го.

3. Функциональное подчинение

Функциональные подчинения очень похожи по своей сути на процессные взаимодействия, только определяются они напрямую, без построения графических схем бизнес-процессов. Почему бы не описать все взаимодействия исключительно в рамках процессов? На это может быть несколько причин:

Обозначить такое функциональное подчинение можно в карточке на должность.

Функциональное взаимодействие в карточке на должность

Опционально можно указать по какому именно виду деятельности или проекту осуществляется данное подчинение. Количество функциональных руководителей для каждой должности не ограничено. Все функциональные взаимодействия, заданные в карточке на должность, также автоматически переносятся на схему графика оргструктуры.

Функциональные взаимодействия на схеме орг. структуры

Ниже приведён пример схемы подразделения, построенной в новой версии программы Fox Manager с отображением процессных взаимодействий

Пример орг. структуры с отображением взаимодействий

С нашей точки зрения, данный функционал будет полезен руководителям предприятий и бизнес-аналитикам, так как позволит наглядно увидеть и проанализировать взаимодействия персонала на графической схеме. Грамотное и корректное распределение ответственности позволит минимизировать количество конфликтов и повысить продуктивность работы персонала.

Все легальные пользователи могут обновиться бесплатно, скачав последнюю версию программы с нашего сайта. В процессе обновления программа внесёт определённые изменения в структуру базы данных и открыть её в старой версии станет невозможно, поэтому настоятельно рекомендуем сделать резервную копию своей рабочей базы данных до обновления программы.

Скачать программу
Copyright © 2007-2017 Fox Manager. Все права защищены