Fox Manager

ISO 9001 DocFlow - система управления документацией


Здесь описывается старая версия программы, чтобы прочитать более актуальную информацию о новой версии – нажмите сюда.

Побочный продукт ведения деятельности предприятия - это рабочая документация, которая быстро накапливается в процессе работы и требует учета и архивации. Со временем, объем документации становиться больше, и отсутствие систематизации приводит к трудностям, которые связаны с поиском документов и поддержанием их в актуальном состоянии. Для решения этой задачи нужен простой инструмент, который поможет персоналу предприятия на элементарном уровне систематизировать работу с документами.

Таким инструментом является программа по управлению документацией Fox Manager – ISO 9001 DocFlow, которая предназначена для широкого круга пользователей и выполняет функции по описанию и систематизации электронных документов. Программа не предназначена для полноценного создания и редактирования документов, а лишь управляет готовыми файлами, подсоединенными в базу данных.

Система документации ISO 9001 DocFlow

Любое предприятие, в независимости от направления деятельности и размера, которое создает и хранит электронные документы, может использовать эту программу. Для уменьшения копий документов на бумажном носителе и их оперативного учета мы рекомендуем создавать сканированные копии таких документов и хранить их в базе данных программы.

В системе документации ISO 9001 DocFlow может одновременно работать неограниченное число пользователей и храниться любое количество документов. Программа обеспечит систематизацию, хранение, учет и поиск таких документов.

Дерево документации ISO 9001 DocFlow состоит из папок, которые используются для организации хранения документов. Папки используются для хранения и структуризации электронных документов. Структура дерева может зависеть от различных факторов:

Карточка на электронный документ состоит из формы содержащей несколько полей описывающих документ (наименование и краткое описание документа, тип документа, статус документа, ответственность за документ, место хранения, версия документа, срок хранения, дата пересмотра) и файла, подсоединенного в карточку.

Карточка на документ ISO 9001 DocFlow

В систему документации можно подсоединять документы любого размера и формата, например: doc, pdf, xls, vsd, ppt, jpeg и другие. Свойства документа, которые заносятся в карточку, используются для организации поиска и сортировки документов.

Работу в программе следует начать с построения дерева системы документации, т.е. с создания папок, в которых будут храниться документы. Право на создание системы документации, рекомендуется доверить человеку ответственному за документооборот. Если на предприятии построена система менеджмента качества согласно стандарта ISO 9001, то задание по созданию системы документации лучше всего возложить на менеджера или представителя руководства по качеству.

Каждый пользователь программы работает в системе, в соответствии с установленными администратором правами доступа к папкам и документам. Используемая маркировка папок и документов позволяет пользователю хорошо ориентироваться в системе документации ISO 9001 DocFlow.

После создания папок необходимо приступить к внесению информации имеющей отношение к документации предприятия. Необходимо заполнить:

Эта информация необходима для заполнения карточек документов, сортировки и организации поиска документации.

Следующий шаг по созданию системы документации – внесение пользователей программы и распределение доступа к дереву документации. Распределение доступа осуществляется администратором. Доступ настраивается в три этапа:

  1. распределение индивидуальных прав пользователей;
  2. распределение доступа к папкам;
  3. распределение доступа к документам.
Доступ к документу ISO 9001 DocFlow

После выполнения этих операций, пользователи могут начать полноценную работу в системе документации ISO 9001 DocFlow. Программа имеет механизм восстановления удаленных документов. Хранение документации в программе организовано таким образом, чтобы обеспечить максимальное удобство работы пользователей и гарантировать оперативность внесения, сохранность и быстрый поиск документов.

Для организации оперативного поиска документа используются статистика, а также свойства документа заданные в карточке.

ISO 9001 DocFlow статистика по документам

Программа Fox Manager – ISO 9001 DocFlow поможет предприятию, оперативно навести порядок с хранением документации.



Материалы по теме:
Статья: Формирование системы документации в Fox Manager / ISO 9001 DocFlow

Здесь описывается старая версия программы, чтобы прочитать более актуальную информацию о новой версии – нажмите сюда.
Copyright © 2007-2019 Fox Manager. Все права защищены