Fox Manager

Не идеализируйте свои бизнес-процессы


В бизнес среде существует шутка про «профессиональных стартаперов». Это те люди, которые посещают специализированные курсы, участвуют в «стартап уикендах», бизнес-инкубаторах, изучают рынок, ищут свои ниши, составляют бизнес-планы, знают, что такое ROI и IPO, знакомятся с другими «стартаперами», но до открытия своего дела доходят чрезвычайно редко.

Подобные тенденции, к сожалению, наметились и в сфере процессного подхода к управлению. Как правило, изначально руководитель или топ-менеджер хочет решить какую-то конкретную задачу, например:

Все перечисленные задачи можно решить, построив бизнес-процессы своего предприятия в системе бизнес-моделирования. Но если Вы начнёте глубоко изучать специализированную литературу или обратитесь в консалтинговую фирму, то Вам обязательно скажут, что:

1) Процессы своими силами вы не построите, вам нужны специально обученные специалисты, а желательно вообще создать на предприятии отдел «оргразвития».
2) Процессы просто так построить нельзя, необходимо привязать их к целям, внедрить ССП.
3) Цели просто так установить тоже нельзя, необходимо разработать стратегию развития.
4) Любые цели и процессы необходимо контролировать при помощи метрик.
5) Метрики хорошо бы привязать к KPI сотрудников.
6) Заполнять показатели метрик вручную глупо – необходима интеграция с 1С и BPM-системами для контроля в реальном времени.
7) Необходимо пересмотреть всю корпоративную культуру предприятия, вовлечь всех сотрудников, приучить мыслить категориями процессов.

Таким образом задача по построению бизнес-модели с целью регламентации и оптимизации превращается в достаточно сложный проект, требующий больших временных и денежных затрат.

В итоге руководитель принимает решение либо вообще не связываться с таким проектом, либо привлекает консультантов, либо перепоручает его кому-то из подчинённых.
Всё сложно

Выделенный специалист ходит на специализированные курсы, посещает семинары и вебинары, состоит в специализированных сообществах на Facebook, принимает участие в дискуссиях о том чем «процесс» отличается от «бизнес-процесса» и какая нотация сейчас наиболее актуальна. На предприятии разрабатываются стандарты описания процессов, методики внедрения, составляется соглашение о моделировании, формируются рабочие группы.

Проходит полгода и выясняется, что кроме разработанной методической документации так ничего и не сделано. Часть людей, которых мы обучали уже уволилась, те схемы процессов, которые мы начали формировать уже успели устареть и утратили актуальность, а о начальных задачах, которые мы хотели решить при помощи внедрения процессного подхода уже никто и не помнит.

Означает ли это, что мы призываем начинать построение процессов сразу, не изучая никаких материалов? Разумеется, нет, но необходимо помнить, что изучение предполагает конечный результат – внедрение на практике. Помните, чем дольше длиться проект по построению бизнес-модели, тем меньше шансов на успех.

Существует мнение что моделирование бизнес-процессов чрезвычайно сложная задача и для её решения обязательно нужно привлекать сторонних специалистов. Однако важно понимать, что даже очень опытный консультант, в отличие от руководителя, не знает специфику работы Вашего предприятия, не разбирается в услуге или товаре, который Вы производите, не сталкивается с теми проблемами, которые решает руководитель.

Если Вы решите привлечь консультантов, то их роль в проекте по описанию бизнес-процессов должна сводиться лишь к обучению, методическим указаниям, рекомендациям и помощи в организационных вопросах. Построением процессов должно заниматься руководство компании (или специально выделенный человек с соответствующими полномочиями), а не консультант. Если поручить эту задачу консультанту, то он будет вынужден сначала разобраться со спецификой работы Вашей компании, опросить персонал, а затем с их слов построить модель. Насколько такая модель будет отражать реальность? Как показывает практика, гораздо проще и эффективнее обучить руководителей процессному подходу, чем посвятить консультанта во все тонкости работы предприятия.

Если программный продукт или методики, которые Вам предлагают освоить кажутся Вам слишком сложными, то значит следует отказаться от них на данном этапе. Консультанты могут настроить Вам программу и разработать методики, но рано или поздно они покинут Ваше предприятия и, если Вы не сможете самостоятельно продолжить совершенствовать построенную модель, значит все работы были выполнены зря.

Существует условная модель уровней зрелости процессов (CMMI).

  1. Процессы не определены и не описаны.
  2. Определены некоторые процессы. Зачастую процессы описываются по необходимости в ответ на определенные события.
  3. Определено и описано большинство процессов организации.
  4. Процессы описаны, измеряются и контролируются на основе количественных данных.
  5. Процессы описаны, измеряются, контролируются, непрерывно совершенствуются и оптимизируются.

Если Вы находитесь на первом уровне, то не пытайтесь сходу прыгнуть на пятый, это нереально. Делайте работы постепенно, изучите имеющиеся материалы по процессному подходу и попытайтесь выделить и регламентировать основные бизнес-процессы предприятия. Можете попробовать сделать это самостоятельно, схема процесса – это всего лишь последовательность выполняемых работ. Любой руководитель подразделения должен уметь хотя бы на словах описать последовательность работ, которые выполняются в его подразделении.

Деятель и мыслитель

Не бойтесь, что у Вас что-то не получиться. Если Вы неверно определили границы процесса и схема вышла неоптимальной с первого раза, то ничего страшного не произойдёт. Со временем Вы поймёте, что на каком-то этапе допустили ошибку и перестроите неоптимальные процессы, а ведь это и есть то самое «непрерывное совершенствование», о котором нам рассказывают на семинарах.

После того как вы опишите большинство процессов Вашей организации, и начнёте по ним работать, у Вас скорее всего возникнут вопросы, например:

Таким образом Вы самостоятельно придете к мысли, что некоторые процессы хорошо бы контролировать дополнительно. Вот на этом этапе уже целесообразно начинать разрабатывать какие-то метрики для контроля показателей процесса. Вполне возможно, что Вам хватит возможностей MS Excel, а может быть есть смысл задуматься о внедрении BPM-системы. Не пытайтесь решить все проблемы сразу, особенно те, которые ещё не возникли, совершенствуйте свою систему управления постепенно. Выявить «узкие места» возможно только после того как Вы хотя бы опишите свои процессы.

Не используйте чрезвычайно сложные и дорогие инструменты для решения тривиальных задач. Решайте проблемы последовательно, используйте простые и понятные Вам методики и программные продукты, не бойтесь пробовать и ошибаться. Не становитесь «профессиональными аналитиками», технологии должны работать на Вас и Ваш бизнес, а не наоборот.

Copyright © 2007-2017 Fox Manager. Все права защищены