Fox Manager

Построение модели организации в Fox Manager


Внедрение процессного подхода к управлению предприятием подразумевает представление всех работ компании в виде взаимосвязанных бизнес-процессов, а также постоянный мониторинг и совершенствование деятельности организации.

Для чего компании создавать собственную модель деятельности? С нашей точки зрения можно выделить несколько основных причин:

Модель предприятия в системе Fox Manager состоит из:

Также в системе есть дополнительные справочники, которые используются при построении модели: поставщики, ресурсы, ПО/базы данных, объекты и многое другое. Следует помнить, что связующим звеном для всех справочников и других данных являются графические схемы процессов, поэтому так важно уметь грамотно определить ключевые бизнес-процессы, их границы, а также входы и выходы.

Бизнес-модель

Прежде всего, мы рекомендуем определить направления деятельности компании (категории процессов), которые будут служить отправной точкой для построения процессной модели. Существуют несколько способов это сделать, наиболее простой из них – это формировать направления деятельности исходя из организационной структуры. В этом случае 1 подразделение = 1 направлению деятельности, например:

Подразделение Направление деятельности (категория процессов)
Производственный цех Производство продукции
Отдел маркетинга Продвижение товара
Отдел сбыта Продажа товара;

Для больших предприятий имеет смысл дополнительно дробить категории процессов на несколько подкатегорий, например, если предприятие специализируется на выпуске нескольких товаров, то категория «Производство продукции» может включать в себя подкатегории «Производство чая», «Производство кофе» и т.д.

К недостаткам описанного метода можно отнести сложности выявления процессов, которые охватывают всю деятельность предприятия («кросс-функциональных» или «сквозных» процессов), а также возможные ошибки в случае, если организационная структура предприятия изначально была сформирована неоптимальным способом (деятельность отделов пересекается или дублируется). Тем не менее, методика формирования процессной модели исходя из организационной структуры, является наиболее простой и подходит для большинства предприятий, а возможные ошибки и трудности могут быть устранены при помощи встроенного в систему анализа процессной модели.

Небольшое отступление:
При формировании модели «с нуля» можно пойти стандартным «академически верным» способом и начать описание модели с бизнес-процессов, и лишь затем приступать к формированию организационной структуры. Программный продукт позволяет формировать модель и таким способом, однако нам кажется, что для действующих предприятий он не является оптимальным в плане затраченных усилий, ведь намного проще подкорректировать имеющуюся структуру управления, чем начинать с чистого листа.

После выделения основных направлений деятельности и создания соответствующих категорий можно приступать к описанию бизнес-процессов нижнего уровня. Именно на этом уровне мы определяем последовательность работ, назначаем ответственность за выполняемые функции, устанавливаем требования к срокам и документируем деятельность сотрудников.

Процессы нижнего уровня также необходимо выделять корректно. Бизнес-процессы нижнего уровня состоят из взаимосвязанных функций, например:

Функция – это конкретное действие, которое выполняет Ваш персонал. Если функция выполняется в несколько этапов, требует дополнительных пояснений, и Вы не можете однозначно определить ответственного за её выполнение, то, скорее всего Вы пытаетесь описать процесс слишком укрупнённо. Попробуйте разбить такую функцию на несколько самостоятельных функций или оформите её в виде отдельного бизнес-процесса со своим набором функций. В приведенном выше примере практически каждую функцию при желании можно описать в виде отдельного процесса вплоть до простейших действий: «взять ручку», «поставить подпись» и т.д., вопрос лишь в рациональности – описывайте процесс насколько подробно, насколько это требуется для понимания сотрудниками, не стремитесь усложнять модель там, где этого не требуется.

По завершении работ Вы будете иметь готовую многоуровневую модель деятельности предприятия, где на верхних уровнях схематически отображаются логические связи между процессами, а на нижнем уровне описаны потоки работ. Хотим обратить Ваше внимание, что программа Fox Manager имеет одно ключевое преимущество перед другими системами бизнес-моделирования: по мере создания бизнес-процессов и описания их взаимодействий программа будет сама формировать верхний уровень процессной модели. Вы можете быть уверены, что схемы процессов верхнего уровня всегда актуальны и отображают реальные взаимодействия в бизнес-процессах нижнего уровня, а у пользователя больше нет необходимости выполнять двойную работу по описанию деятельности предприятия на нескольких уровнях.

Как распорядиться с имеющейся моделью решать Вам. Программа позволяет автоматически формировать из неё регламентирующие документы: должностные инструкции, положения о подразделении, рабочие инструкции, регламенты процессов и т.д. Также Вы можете формировать собственную базу знаний и базу документов предприятия. При помощи параметров контроля Вы сможете следить за эффективностью выполнения поставленных целей и задач. Модуль аудитов поможет при сертификации, а модуль анализа позволит оценить время и стоимость выполнения процессов, выявить дублирование ответственности и устранить «узкие места» в работе предприятия.

Copyright © 2007-2017 Fox Manager. Все права защищены